03.oktober.2017
Sollicitanten screenen op social media: mag dat nu wel of niet?
Facebook, Instagram, twitter… het zijn ideale bronnen om meer te weten te komen over een sollicitant. En als nieuwsgierigheid de overhand krijgt, is de sollicitant al snel even gecheckt op social media. Er zijn recent Kamervragen over gesteld, mag het nu wel of niet? In dit artikel leg ik de spelregels uit.
Welke grondslag bestaat er voor de screening?
Het online screenen van sollicitanten is een verwerking van persoonsgegevens. De Wet bescherming persoonsgegeven (WBP) is daarop van toepassing (en vanaf 18 mei 2018 de Europese privacy verordening, AVG). De WBP verbiedt niets maar stelt kaders waarbinnen een werkgever zelf afwegingen moeten maken. Daarbij is uitgangspunt dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als daar een grondslag voor is (artikel 8 WBP).
Toestemming van de sollicitant is een wankele basis, omdat die toestemming niet wordt geacht in vrijheid te zijn gegeven. De sollicitant bevindt zich immers in een afhankelijke positie en kan geen nee zeggen. En bovendien kan toestemming ook altijd weer ingetrokken worden. De Europese werkgroep van privacy waakhonden (WP 29) heeft in haar opinie data processing at work van 8 juni 2017 nogmaals benadrukt dat toestemming in de werksfeer niet als grondslag voor een gegevensverwerking kan dienen.
De grondslag voor het screenen van sollicitanten zal vaak het ‘gerechtvaardigde belang’ van de werkgever zijn om te beoordelen en onderzoeken of een kandidaat geschikt is voor de functie.
Geen phishing expedition
Met enkel het belang om de geschiktheid van een sollicitant online te checken, komt de werkgever er niet. De screening moet zodanig plaatsvinden dat de privacy inbreuk geminimaliseerd wordt en gericht is op het afdekken van specifieke risico’s. Een brede phishing expedition (eens kijken wat we aantreffen) is niet toegestaan.
Maar het is toch een publiek profiel?
Een publiek profiel is geen vrijbrief voor screening van sollicitanten. De werkgever heeft niet snel een gerechtvaardigd belang, ook niet als het om openbare informatie gaat. Volgens de opinie van 8 juni 2017 is screening alleen toegestaan indien dat noodzakelijk en relevant is voor de functievervulling. Een tweede vereiste is dat de kandidaat goed wordt geïnformeerd over de screening. Dit kan bijvoorbeeld letterlijk in de advertentietekst of in een link naar het privacy statement waarin is vermeld welke sites worden bekeken, wie er toegang heeft tot de gegevens, hoe lang ze worden bewaard etc. etc. Iets dat helemaal aansluit bij één van de belangrijkste pijlers onder de privacy wetgeving: transparantie.
Gewetensvraag
Hoe moet u als werkgever in de praktijk nu vaststellen of u een gerechtvaardigd belang heeft? Een eenvoudige vraag die u zichzelf kunt stellen is of privéinformatie wel echt relevant is om in te kunnen schatten of een kandidaat de functie goed kan vervullen. Is privé-informatie niet relevant, dan zal er geen wettelijke grondslag zijn voor de screening van (privé) social media accounts. Dat zal voor een publieke functie als gemeentesecretaris heel anders zijn dan voor een administratief medewerker. En als er bepaalde risico’s zijn aan te wijzen die screening rechtvaardigen, beperk de screening dan tot die specifieke aspecten.
NVP sollicitatiecode niet in lijn met privacy wetgeving
De opinie ‘data processing at work’ is weliswaar recent (8 juni 2017), maar echt vernieuwend is het mijns inziens niet wat er wordt gezegd over het screenen van sollicitanten. Werkgevers die privacy compliant willen zijn, moesten zich naar mijn idee vóór 8 juni 2017 ook al afvragen wat valt onder de noemer nieuwsgierigheid en wat écht relevant is om een sollicitant te beoordelen.
Opvallend is dat NVP sollicitatiecode wel melding van een verplicht antecedentenonderzoek bij de werving noemt, maar dat heeft toch een andere lading dan ‘even’ op social media kijken. Verder is uitgangspunt van de code dat openbare informatie die de werkgever via internet en/of social media verkrijgt, met de sollicitant bespreekt. Dan is het kwaad echter al geschied! Voor nader onderzoek wordt dan vervolgens toestemming gevraagd, tenzij die op grond van de wet niet is vereist.
Het zou een goede zaak zijn als de NVP in de code duidelijker voorschrijft dat 1) de werkgever een screening op social media al bij de werving duidelijk kenbaar maakt, 2) welke bronnen daarvoor worden gebruikt en 3) hoe lang die gegevens worden bewaard.