17.februari.2017
Drie tips voor een goede klokkenluidersregeling
U bent als werkgever met meer dan 50 werknemers verplicht een klokkenluidersregeling in te stellen. Maar waar moet u beginnen?
Wat is eigenlijk een goede klokkenluidersregeling?
Een goede klokkenluidersregeling is een regeling die er ten eerste voor zorgt dat werknemers zich vrij voelen om een misstand bij de werkgever te melden. Maar een goede klokkenluidersregeling zorgt er ook voor dat de werkgever de melding serieus en zorgvuldig oppakt. Dat is de kern van de Wet Huis voor klokkenluiders. In het Tijdschrift Arbeidsrecht Praktijk schreef ik een uitgebreid artikel over deze nieuwe wet. In dit blogbericht geeft ik een aantal tips voor het opstellen van een eigen klokkenluidersregeling.
De modelregeling biedt u als werkgever een goed startpunt
Het Huis voor klokkenluiders stelt een bruikbare modelregeling ter beschikking via haar website. De modelregeling is een goed startpunt. De modelregeling voldoet aan alle eisen van de wet en bevat daarnaast nog allerlei aanvullende bepalingen.
De modelregeling zal – om effectief te kunnen werken- wel op maat gemaakt moeten worden. Zo gaat de modelregeling er vanuit dat een melding kan worden gedaan bij iedere leidinggevende, zolang die leidinggevende een hiërarchisch hogere positie bekleedt dan de klokkenluider zelf. Maar is dit wel werkbaar? Als in de organisatiestructuur wordt gewerkt met een grote groep leidinggevenden, bijvoorbeeld een forse laag teamleiders, zal deze hele groep geschoold moeten worden om op juiste wijze met een melding om te gaan. Het belang om goed met een melding om te gaan, is evident. Een klokkenluider die zich niet gehoord voelt, gaat mogelijk de publiciteit zoeken. Dat verbiedt de wet niet. De consequentie van die actie is wel dat de klokkenluider zijn bescherming tegen benadeling verliest (zie ook ‘Wanneer -en waarom- moet uw onderneming een klokkenluidersregeling instellen‘). De klokkenluider die meteen de publiciteit zoekt, gooit dus zijn eigen glazen in, maar een dergelijke stap is ook voor de werkgever schadelijk. De indruk is al snel dat er iets niet in de haak is binnen het bedrijf.
Tip 1: bedenk goed bij wie een melding moet worden gedaan
Een melding mag op grond van de wet ook worden gedaan bij een vertrouwenspersoon. Het aanwijzen van een aantal goed opgeleide vertrouwenspersonen kan een goed alternatief zijn om tot effectief werkende klokkenluidersregeling te komen. Zeker indien vertrouwenspersonen worden aangesteld op diverse posities binnen de onderneming. Bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon als degene waarbij moet worden gemeld, ligt het niet voor de hand een lid van de directie of medewerker van HR aan te wijzen. In geval van conflict zullen zij vaak de belangen van de organisatie behartigen. Het Huis voor klokkenluiders deelt deze mening. Het is ook mogelijk om externe vertrouwenspersonen aan te wijzen, bijvoorbeeld een advocaat of een bedrijfsarts.
Tip 2: bedenk goed wat in uw onderneming een misstand zou kunnen zijn
De klokkenluidersregeling zal omschrijven wanneer er sprake is van een misstand.
Op grond van de wet is sprake van een misstand wanneer het maatschappelijk belang in het geding is bij:
- de schending van een wettelijk voorschrift,
- bij een gevaar voor de volksgezondheid,
- de veiligheid van personen,
- de aantasting van het milieu of
- het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming.
Het vereiste van ‘maatschappelijk belang’ maakt duidelijk dat er niet zo heel snel sprake is van een misstand in de zin van de Wet Huis voor klokkenluiders.
Het gebruik van de wettelijke definitie van ‘misstand’ is het minimum, de werkgever mag het begrip misstand in de eigen klokkenluidersregeling uitbreiden. In de modelregeling van het Huis voor klokkenluiders is ‘misstand’ ruimer gedefinieerd dan de wet. Een voorbeeld is een (dreigende) verspilling van overheidsgeld. Er kan per organisatie omschreven worden wat een misstand is. Als de werkgever duidelijk aangeeft wat binnen zijn organisatie een misstand is (en wat dus gemeld kan worden onder de klokkenluidersregeling), draagt dat bij aan het daadwerkelijk doen van een melding. Het biedt medewerkers een duidelijk kader. Hoe eerder een melding wordt gedaan, hoe groter de kans dat de kwestie binnenshuis kan worden opgelost. Overigens kan van de ‘bovenwettelijke’ misstanden (d.w.z. ruimere definitie dan de wet) geen melding worden gedaan bij het Huis voor Klokkenluiders. In de komende week zal ik in een nieuw blog in gaan op de bevoegdheden van het Huis voor klokkenluiders.
Tip 3: controleer of er een branchecode van toepassing is
Er kan in uw branche een governancecode van toepassing zijn waarin iets is opgenomen over klokkenluiders. Die regelgeving is relevant bij het bewerken van de modelregeling. De modelregeling sluit voor het begrip ‘onregelmatigheid’ bijvoorbeeld aan bij de modelregeling van de gezamenlijke Branche Organisaties Zorg (BOZ), zoals die luidde tot de invoering van de nieuwe Zorgbrede Governancecode 2017. Inmiddels heeft BOZ haar eigen klokkenluidersregeling vernieuwd naar aanleiding van de Wet Huis voor klokkenluiders en de vernieuwde governancecode. Om zoveel mogelijk in lijn met de begrippen van de wet te blijven, bevat deze nieuwe klokkenluidersregeling van BOZ niet langer het begrip ‘onregelmatigheid’. Dit in tegenstelling tot de modelregeling van het Huis voor klokkenluiders. Overigens is ook deze modelregeling van BOZ naar eigen inzicht aan te passen, uiteraard binnen de grenzen van de wet Huis voor klokkenluiders en met instemming van de Ondernemingsraad.