09.juni.2017
Het verbeterplan disfunctioneren: 3 praktische tips
Bij disfunctioneren hoort een verbetertraject. En bij een verbetertraject hoort een verbeterplan, waaraan de nodige eisen worden gesteld. Waar moet u als werkgever nu op letten?
Kans tot verbetering cruciaal
De werknemer moet de kans hebben gehad zijn functioneren te verbeteren. Als die kans niet is geboden, zal een ontbindingsverzoek vrijwel altijd worden afgewezen. En het gaat sinds de WWZ nogal eens mis op dit punt. Uit het Vaan-VvA Evaluatieonderzoek WWZ blijkt dat acht op de tien ontbindingsverzoeken wegens disfunctioneren (de zogenaamde d-grond) worden afgewezen.
Het ontbreken van een verbetertraject zal nagenoeg altijd leiden tot afwijzing van een ontbindingsverzoek. Niet relevant is of het ook letterlijk de naam ‘verbetertraject’ draagt, al ben ik er wel voorstander van het zo te noemen. Het kan maar duidelijk zijn in welke fase werkgever en werkgever terecht gekomen zijn. Ook dát is onderdeel van een goed dossier. En wel zo eerlijk naar de werknemer. Een verbetertraject kan vele vormen hebben, maar het start met een plan van aanpak. Oftewel een verbeterplan.
Tip 1: neem verantwoordelijkheid voor het verbeterplan
In de praktijk zie ik discussie ontstaan over de vraag wie nu verantwoordelijk is voor een goed verbeterplan. Zeker bij hoogopgeleide werknemers vindt de werkgever vaak dat de werknemer zelf een plan moet schrijven. Dit met de gedachte dat de werknemer in staat moet zijn te analyseren waar het mis gaat en hoe hij op het gewenste resultaat kan uitkomen. De werkgever vraagt dan vaak ‘wat heb je van ons nodig om op het gewenste resultaat uit te komen’?
Een begrijpelijke vraag, die de werknemer stimuleert tot nadenken en een actieve houding. In het kader van dossieropbouw is het echter een te smalle basis. Er zijn sinds de WWZ diverse uitspraken gewezen waaruit duidelijk naar voren komt dat de werkgever de eindverantwoordelijkheid draagt voor een goed verbeterplan. Een werknemer actief bij het plan betrekken is wenselijk, maar een werknemer mag niet (zo maar) afgerekend worden op een door hem zelf opgesteld plan. U doet er als werkgever daarom verstandig aan om de verantwoordelijk niet bij de werknemer neer te leggen maar die aan uzelf te houden.
Tip 2: gebruik de functieomschrijving
U wilt daarom misschien het initiatief nemen voor het schrijven van het plan. Maar waar te beginnen? De doelen die gesteld worden, moeten uiteraard wel in lijn zijn met functie-eisen. Bij het schrijven van een verbeterplan kan de functieomschrijving een praktische structuur voor het document bieden. In de functieomschrijving wordt vaak puntsgewijs omschreven wat de functie-eisen, verantwoordelijkheden, competenties en/of benodigde vaardigheden zijn. Het doel van het verbeterplan is om ten minste voldoende aan die eisen te voldoen.
Tip 3: doe aan storytelling
Een rechter zal toetsen of het de werknemer duidelijk was wat er nu precies mis gaat in het functioneren. Als een werknemer onvoldoende weet wat er aan schort, wordt het wel heel lastig om te werken aan verbetering. Werknemers nemen dit standpunt vaak in, uit strategische overwegingen of omdat zij echt niet goed weten wat er niet goed gaat. In de praktijk een punt dat zowel bij werkgever en werknemer tot grote frustratie kan leiden. Er ontstaat dan al snel een vicieuze cirkel in de communicatie.
Zeker wanneer het gaat om gedrag en onvoldoende zelfinzicht, is het lastig om concreet te maken wat er niet goed gaat. Ik zie vaak algemene termen als ‘gebrek aan communicatie’ en ‘onvoldoende organisatiesensitiviteit’. Maar wat is dat nou precies? Dat is best lastig uit te leggen als de werknemer zich niet herkent in de kritiek. Ook een standpunt dat vaak wordt ingenomen.
Met het geven van voorbeelden, waarin feitelijk en behoorlijk gedetailleerd wordt omschreven wat de situatie was, hoe de werknemer handelde én –heel belangrijk- wat het effect daarvan was, kunt u op een effectieve manier dossier opbouwen. Het omschrijven van de impact van het gedrag, op de ander, het proces, de klant etc. maakt het voorbeeld tot een verhaal. En verhalen zijn een krachtig en effectief communicatiemiddel. Het maakt dat de kritiek invoelbaar wordt. Voor de werknemer, zodat hij weet wat er nu precies niet goed gaat. Maar ook voor de rechter die over een ontbindingsverzoek moet oordelen als de gewenste verbetering uitblijft.