15.mei.2017

Invoeren klokkenluidersregeling: tips & tricks voor integriteit in de praktijk

Een goede cultuur is essentieel om een klokkenluidersregeling ook echt te laten werken. Het voorkomt misstanden en bevordert integriteit. Maar hoe krijgt u dat als werkgever voor elkaar?

Heeft een werkgever zelf ook iets aan een klokkenluidersregeling?

Werkgevers met meer dan 50 werknemers zijn sinds 1 juli 2016 verplicht een klokkenluidersregeling in te voeren. Ik schreef in het Tijdschrift Arbeidsrecht Praktijk een uitgebreid artikel over deze nieuwe wet. De eerste indruk is dat de wet alleen de klokkenluider beschermt, maar dat is niet juist. De wet heeft namelijk ook het doel de werkgever te beschermen tegen een klokkenluider die al te voortvarend naar buiten wil treden met het vermoeden van een misstand. De werkgever wordt in staat gesteld eerst zelf orde op zaken te stellen.

Er is een cultuuromslag nodig

Uitgangspunt is dat een misstand eerst bij de werkgever wordt gemeld. Daarvoor dient de klokkenluidersregeling (zie mijn blog drie-tips-voor-een-goede-klokkenluidersregeling). Doel van de wet is dan ook niet om de werkgever aan de schandpaal te nagelen, maar om bij te dragen aan het oplossen van een misstand. Een mooi vertrekpunt, waarvoor een cultuuromslag nodig is. Het ideaalplaatje is dat er veilig meldklimaat wordt gecreëerd binnen de organisatie van de werkgever, zodat medewerkers zich vrij voelen om een mogelijk misstand te melden.

Hoe zorgt u als werkgever voor een goede cultuur?

Wat is een goede cultuur eigenlijk? Het Huis voor Klokkenluiders schrijft dat een goede organisatiecultuur open en ethisch is. Ik ben het daar mee eens, maar wat is dan precies open en ethisch? En nog belangrijker, hoe bereikt een werkgever dat?

Het Huis bracht op 21 april 2017 een handige brochure uit, bedoeld als handreiking voor het werken aan een ethische cultuur.

Cultuur versus structuur

Er wordt onder meer aandacht besteed aan de balans tussen cultuur en structuur. Cultuurmaatregelen gaan vooral over de overtuigingen en belevingen van medewerkers. Te denken valt aan gesprekken over (organisatie)waarden, trainingen, interne communicatie e.d. Zogenaamde ‘soft controls’. Bij structureren kunt u denken aan procedures en protocollen die voorschrijven hoe medewerkers moeten handelen. Voorbeelden zijn wetten, codes, aanpassingen in het werkproces, toegangsrechten van werknemers e.d., de ‘hard controls’. De vraag is wat het meest effectief is, cultuur of structuur.

Compliance

Cultuur en structuur staan echter niet los van elkaar, het is een constante wisselwerking. Zo schrijft het Huis:

“In de praktijk loont het om bij cultuurproblemen ook naar de structuur en inrichting van de organisatie te kijken. Deze hebben net zo goed invloed op groepspatronen. Bekende voorbeelden zijn prestatienormen en bonussystematieken. Deze kunnen zorgen voor perverse prikkels bij medewerkers en leiden tot een cultuur van korte-termijndenken. En als zulke organisaties hun medewerkers te weinig richting en houvast geven om hieraan weerstand te beiden, schiet de cultuur eveneens te kort. Organisaties waar veel risico’s zijn of waar controle stelselmatig onvoldoende is (structuur), maken zich kwetsbaar voor normoverschrijdend gedrag en schandalen, waarbij veel medewerkers betrokken zijn.”

Het gaat dus zowel om cultuur als structuur, in de juiste verhouding. Het zal niet verbazen dat ik als jurist structuur toejuich. Dat is een kwestie van risicomanagement. De juiste ‘checks and balances’ kunnen veel leed voorkomen. Veel integriteitsproblemen komen voort uit solistisch handelen. Tegenspraak past goed bij good governance.

Maar ook praktische maatregelen zijn waardevol. Wat in een kluis ligt, kan moeilijk worden gestolen. Diverse niveaus van toegang tot vertrouwelijke informatie zorgen ervoor dat onbevoegden geen toegang hebben. Maar ook een duidelijke procedure hoe bijvoorbeeld met kasgeld om te gaan, is waardevol. Gecombineerd met de juiste cultuur voorkomt het ongewenst gedrag en als het dan tóch mis gaat, zal een open cultuur een melding onder de klokkenluidersregeling stimuleren. Bovendien heeft de werkgever de ook grond om op te treden tegen ongewenst gedrag.