14.mei.2018
Privacy in HR: heeft de werknemer recht op een kopie van het (hele) personeelsdossier?
Recht op controle versterkt
De AVG versterkt het recht van controle. Controle op wat er met gegevens gebeurt. Dat geldt ook binnen de arbeidsrelatie. Het recht op inzage kennen we al, maar wordt onder de AVG uitgebreid, onder andere met het recht op informatie. Het gaat bijvoorbeeld om informatie over:
- welke gegevens worden verwerkt,
- met welk doel,
- of gegevens aan derden worden gegeven,
- naar het buitenland worden geëxporteerd,
- hoe lang ze worden bewaard,
- waar de werknemer met klachten heen kan etc. etc.
Tegenover het recht op informatie, staat de verplichting van de werkgever om de werknemer goed te informeren over de bovengenoemde zaken. Bijvoorbeeld in de vorm van een HR privacy statement, dat bij indiensttreding wordt verstrekt en makkelijk is terug te vinden op bijvoorbeeld intranet.
Kopie personeelsdossier
In het verlengde van het uitgebreide recht op informatie, ligt het recht op kopie. Het recht op kopie staat anders en meer expliciet in de AVG dan in de huidige Wbp. De AVG regelt óók dat het recht op kopie geen afbreuk doet aan de rechten en vrijheden van anderen. Wat betekent dit nu in de praktijk?
Het betekent dat de werkgever vóór het verstrekken van een kopie van het personeelsdossier, zal moeten nagaan of daarmee de privacy van anderen niet wordt geschonden. Bijvoorbeeld de privacy van een collega. De Wbp kent het voorschrift dat een derde vooraf zijn zienswijze mag geven, dit voorschrift kent de AVG niet. De werkgever moet dus wel zelf een afweging maken wat betreft de privacy van een ander, maar hoeft die ander niet meer vooraf om een zienswijze te vragen.
Kopie van het héle personeelsdossier?
Gaat het zo ver dat een kopie van het héle personeelsdossier moet worden gegeven? De Hoge Raad heeft daar in 2013 al eens een uitspraak over gedaan en ik ga er vanuit dat er onder de AVG dezelfde koers wordt aangehouden.
De Hoge Raad nuanceerde het recht op kopie van het personeelsdossier. Het recht van kopie ziet volgens de Hoge Raad niet op interne notities die persoonlijke gedachten van medewerkers van de werkgever bevatten en uitsluitend zijn bedoeld voor intern overleg en beraad. Misschien wel aan te duiden als ‘geheugensteuntje’.
Vertaalt naar de praktijk ziet het recht van kopie in wezen op documenten die de werknemer al kent. En vermoedelijk ook al overhandigd heeft gekregen. Althans, een goed werkgever had er voor moeten zorgen dat de werknemer de stukken kende of al in zijn bezit kreeg. Ik denk aan de arbeidsovereenkomst, brieven van de werkgever, verslagen van gesprekken, beoordelingsformulieren.
Persoonlijke aantekeningen van de leidinggevende of een mailwisseling met HR of de jurist, vallen er mijns inziens niet onder. De werknemer zal er (heel) nieuwsgierig naar zijn, maar er is veel voor te zeggen dat dit niet valt onder het recht op inzage. Maar wat nu als de aantekeningen als geheugensteuntje steeds meer beginnen te lijken op echte dossiervorming? Dat is een grijs gebied naar mijn idee. Bewust(er) omgaan met wat er wel en niet in het personeelsdossier wordt opgeslagen, is in ieder geval verstandig om te voorkomen dat informatie onbedoeld toch gedeeld moet worden met de werknemer.